Souveräne KI für Anwälte: Recherche über 300.000 Dokumente – ohne dass Mandantendaten das Haus verlassen

Ausgangslage

Für eine Anwaltskanzlei ist Vertraulichkeit keine Präferenz, sondern Berufspflicht. Die Kanzlei Vogel und Partner mit rund 35 Mitarbeitern wollte die Potenziale von KI für Recherche und Dokumentenarbeit nutzen. Eine Bedingung war dabei nicht verhandelbar: Mandantendaten dürfen zu keinem Zeitpunkt das eigene Haus verlassen. Cloud-basierte KI-Dienste kamen damit nicht in Frage.

Gleichzeitig bot der Wissensbestand der Kanzlei großes Potenzial: Über 300.000 Dokumente im DMS und auf Fileservern, darunter Fallakten, Schriftsätze, interne Richtlinien und Best Practices, bilden einen wertvollen Erfahrungsschatz. Mit KI sollte dieses Wissen aus früheren Fällen schneller und gezielter für die tägliche Arbeit nutzbar werden. Auch bei wiederkehrenden Dokumentenaufgaben wie dem Schwärzen sensibler Passagen oder der Prüfung von Verträgen sah die Kanzlei deutliches Potenzial zur Zeitersparnis.

Lösung

Souveräne und kosteneffiziente KI-Hardware

Mit KogniLink betreibt die Kanzlei heute eine KI-Plattform, die von der Dokumentenverarbeitung über die Sprachmodelle bis zur Suche vollständig im eigenen Rechenzentrum läuft. Es fließen keinerlei Daten an externe Dienste ab. Möglich macht das die ressourcenschonende Architektur von KogniLink: Bereits günstige KI-Server genügen für den Betrieb. Souveräne KI erfordert damit keine Rechenzentrums-Investitionen, sondern läuft auf Hardware, die für jede Kanzlei erschwinglich ist.

Recherche über den gesamten Wissensschatz der Kanzlei

KogniLink ist direkt an die IT-Systeme und Fileserver der Kanzlei angebunden. Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte recherchieren in natürlicher Sprache über den gesamten Bestand von mehr als 300.000 Dokumenten: frühere Fälle, interne Richtlinien, erprobte Best Practices. Jede Antwort ist mit nachvollziehbaren Quellenangaben belegt, statt sich auf vages Modellwissen zu stützen.

Dabei verschlagwortet KogniLink alle Dokumente automatisch. In Verträgen erkennt die Plattform beispielsweise die Vertragsparteien und legt sie als Metadaten an. So entsteht Schritt für Schritt ein navigierbares Wissensnetz: Ein Klick auf einen Vertragspartner genügt, und alle verbundenen Verträge, Fälle und Dokumente liegen auf einen Blick vor.

Intelligente Dokumentenarbeit: Schwärzen, Vergleichen, Lücken finden

Darüber hinaus nutzt die Kanzlei die intelligenten Dokumenten-Features der Suite. Soll ein Dokument die Kanzlei verlassen, schwärzt KogniLink auf Anweisung zuverlässig alle sensiblen Passagen, bevor es weitergegeben wird. Zudem ermöglicht KogniLink den intelligenten Vergleich von Verträgen und AGB, inklusive dem Aufspüren fehlender Klauseln: Was bei einem Vertragstyp üblicherweise enthalten ist, im vorliegenden Dokument aber fehlt, wird sichtbar gemacht. Aufgaben, die früher Stunden in Anspruch nahmen, sind heute in Minuten erledigt. Insgesamt spart jeder Nutzer 7 bis 9 Stunden pro Monat.

Ein Partner auf Augenhöhe

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor: KogniLink ist modular aufgebaut und wurde flexibel an die Arbeitsweise der Kanzlei angepasst, von den angebundenen Datenquellen bis zu den einzelnen Funktionsbausteinen. axio concept begleitete die Einführung dabei nicht nur technisch, sondern auch strategisch: von der Auswahl der ersten Use Cases über den Pilotbetrieb bis zur Verankerung der KI-Nutzung im Kanzleialltag.

Highlights

• Souveräne Rechts-KI: Betrieb vollständig im eigenen Rechenzentrum, ohne jeglichen Datenabfluss
• Automatische Verschlagwortung: Vertragsparteien und Metadaten als navigierbares Wissensnetz
• Intelligente Dokumenten-Features: KI-gestütztes Schwärzen, Vertragsvergleich und Klausel-Gap-Analyse
• Lauffähig auf günstiger Hardware: KI-Server im vierstelligen Euro-Bereich genügen

Kundenstimme